Автоматизированная Система Управления Нормативной и Рабочей Документацией

АСУ НРД, представляемая компанией ООО «К-групп Москва», позволяет создать единое информационное пространство для сотрудников организации, работающих с юридическими, нормативными, нормативно-техническими, распорядительными документами. Единое хранилище документации, создаваемое в рамках проекта, дает возможность работать с правовой базой, регулирующей сферу деятельности организации, а также вести внутреннюю работу по созданию, согласованию и модификации внутренней нормативной базы.

АСУ НРД предназначена для создания, внесения, хранения и предоставления пользователям информации о нормативных и распорядительных документах. Система позволяет хранить и предоставлять в оперативном порядке информацию в том числе и вышестоящим организациям, а также законы и постановления органов исполнительной власти, относящиеся к деятельности организации. При хранении документов система предоставляет возможность вести учет версий, вносить изменения и корректировки по мере публикации новых редакций документов. Одной из значимых возможностей АСУ НРД является функция, позволяющая просматривать документы в тех редакциях, которые действовали на любую интересующую дату, а также видеть изменения, которые вносились в тот или иной документ.

Для организации работы над внутренними распорядительными и нормативными документами в АСУ НРД предусмотрены возможности создания и редактирования документов, в том числе с привлечением нескольких авторов, а также публикации документов в соответствии с правами доступа сотрудников организации.

АСУ НРД позволяет решить следующие задачи:

  • Повышение полноты и достоверности данных, находящихся в оперативном доступе у подразделений и обеспечивающих документационную поддержку деятельности организации (например, юридический и договорной департамент). Система обеспечивает возможности ввода всей необходимой информации о документах и контроля действий по внесению изменений в те или иные данные и при этом не допускает потери полноты и целостности данных. Хранение всех версий документов и истории их изменений позволяет гарантировать возможность восстановления данных даже в случае некорректных или злонамеренных действий пользователей;
  • Обеспечение оперативности обновления данных. За счет реализованных в системе механизмов хранения информации на центральном сервере все пользователи получают доступ к новым документам с момента их поступления в систему;
  • Автоматизация процесса внесения документов в базу данных за счет формирования сведений о документах, их связях, атрибутах в автоматическом и/или автоматизированном режиме;
  • Система предоставляет автоматизированные средства создания ссылок и связей между документами, что повышает удобство работы с хранимой информацией;
  • Сокращение трудозатрат на поиск необходимых документов и информации. Система реализует несколько механизмов поиска данных, позволяя пользователям организовывать собственные коллекции документов для быстрого доступа к часто используемым документам;
  • Обеспечение контроля и мониторинга нормотворческой деятельности за счет реализации механизмов автоматизированного создания версий документов с возможностью привязки документов, на основании которых производятся те или иные изменения.

Для обеспечения удобства пользователей в АСУ НРД реализован полнотекстовый поиск по содержанию и поиск по реквизитам документов (номерам, датам принятия, принявшим органам и т.п.), а также предусмотрены функции сохранения рабочих подборок документов. Обмен мнениями между специалистами, ведущими совместную работу над документами, производится с помощью комментирования текстов.

В базе данных АСУ НРД ведется постоянное сохранение всех изменений, вносимых в документы, что позволяет установить авторство тех или иных корректировок. Постоянное сохранение информации и версий документов позволяет избежать безвозвратных потерь данных.

Для обеспечения информационной безопасности в системе предусмотрена возможность разделения прав доступа сотрудников к выполнению тех или иных функций: просмотр, редактирование, удаление тех или иных данных или документов и т.п. В системе также реализована возможность разделения доступа сотрудников к группам документов. Это может быть необходимо для организации деятельности отделов и их работы с теми или иными конфиденциальными документами. Для внесения в базу данных больших объемов информации в системе разработан функционал импорта данных из файлов из других баз данных, а также различных форматов: doc, docx, rtf, html, txt. Операции импорта могут запускаться как пользователями системы, так и в автоматическом режиме по заранее установленному расписанию.

В настоящее время АСУ НРД внедрена в нескольких организациях, а число хранящихся в системе документов превышает 70 000 единиц.